У каждого человека, проживающего в Германии, за многие годы накапливается большое количество различных документов: деловых, платежных, налоговых, медицинских, переписка с ведомствами, решения и уведомления государственных учреждений и т.п. Сколько же времени следует хранить те или иные документы (Aufbewahrungsfristen für Unterlagen und Belege)? На этот вопрос отвечают соответствующие законоположения (Гражданский кодекс, Гражданский процессуальный кодекс, налоговое право, страховое право, Ремесленное уложение, частное право и др.) в зависимости от вида, содержания и значимости документа.
Пожизненно следует хранить следующие виды личных документов:
*
- свидетельства о рождении (Geburtsurkunde), крещении (Taufurkunde), браке (Heiratsurkunde);
*
- свидетельства об образовании (Zeugnisse, Ausbildungsurkunden);
*
- документы, удостоверяющие личность (Personalausweis, Reisepass, Führerschein) и их копии;
*
- медицинские заключения (Ärztliche Gutachten);
*
- свидетельства о смерти (Sterbeurkunden) и принадлежности к семье (Familienangehörigen);
*
- документы для начисления пенсий - трудовые договора (Arbeitsverträge), документы обо всех видах социального страхования (Sozialversicherungsunterlagen), расчеты по заработной плате (Gehaltsabrechnungen), свидетельства о приеме в учебное заведение (Immatrikulationsbescheinigen) и подлежащих социальному страхованию работах перед началом учебы (sozialabgabepflichtige Jobs).
Основание: Кодекс гражданских законов - BGB, закон о пенсионном страховании - RV-Nachhaltigkeitsgesetz
В течение 30 лет следует хранить все документы:
*
- получаемые от судебных органов на имя лица - приговоры и решения суда (Urteile), приказы суда об уплате просроченного долга (Mahnbescheide), судебные дела (Prozessakten). Основание: Гражданский процессуальный кодекс - ZPO;
*
- связанные с хранением денег и ценных бумаг в банках, сберегательных кассах и получением от них кредитов - договора, решения, уведомления (Bankunterlagen), документы, подтверждающие получение кредита и его погашения (Kreditunterlagen).
Основание: Банковское законодательство - Banken- und Versicherungsgesetz
До окончания срока договора (а в части только налогового аспекта - в течение 10 лет):
*
- документы о различных видах страхования (кроме социальных);
*
- при страховании личных транспортных средств (Autoversicherung) - договор о купле (Kaufvertrag), справка о налоге на собственника автомобиля (Kraftfahrzeugsteuerbescheid), технические документы на автомобиль (другое транспортное средство);
*
- документы о найме квартиры - договор о найме (Mietvertrag), протокол о передаче (Übergabeprotokoll), расчеты расходов по эксплуатации квартиры (Nebenkostenabrechnungen), расчеты, которые являются решающими при переговорах о размере залога (Kaution) и компенсации - Abstand (например, стоимость кухонного оборудования, настиле полов и т.д.);
*
- документы на собственную квартиру или земельный участок - выписка из поземельной книги (Grundbuchauszug), расчеты на строительство (Baurechnungen), расчеты, которые при купле имеют решающее значение для переговоров о цене квартиры (земельного участка).
Основание: Кодекс гражданских законов - BGB
В течение 10 лет следует хранить документы, касающиеся:
*
- уплаты подоходного налога, а именно, комплекты документов к налоговой декларации (Steuererklärung), в т.ч. расчеты по заработной плате (Gehaltsabrechnungen) и все платежные квитанции (Quittungen), которые прилагаются к
декларации; решения и уведомления налоговых органов (Steuerbescheide).
Основание: Налоговое законодательство - АО, EStG, GewStG.
*
- использования расчетного счета в банках и сберегательных кассах (Kontoauszüge, Rechnungen, Quittungen)
Основание: Налоговое и банковское законодательство
*
- ведения самостоятельной трудовой деятельности - вступительный баланс (Eröffnungsbilanz), бухгалтерские документы (Journal, Buchungsunterlagen, Handelsbücher) и все приложения к ним (Buchungsbelege), описи имущества
(Inventur), годовые отчеты (Jahresabschluss), по уплате налогов всех видов (Steuerunterlagen), указаний по ведению работы (Arbeitsanweisungen) и оформлению ее результатов (Proektunterlagen, Fertigungsunterlagen).
Основание: Ремесленное уложение и налоговое законодательство
В течение 6 лет следует хранить деловую переписку и переписку с государственными ведомствами, а именно:
*
- получаемые и отправляемые деловые письма (Geschäftsbriefe);
*
- получаемые от государственных ведомств решения (Bescheide) и уведомления (Benachrichtigungen).
Основание: Кодекс гражданских законов - BGB
В течение 2 пет следует хранить договоры о купле (Kaufverträge) различных видов движимого имущества (кроме транспортных средств), а также платежные документы (Rechnungen, Quittungen) при оплате различных видов услуг (за радио и телевидение, телефон, почтовые отправления и получения, Интернет, потребляемую энергию, воду, подписку на газеты и журналы, за услуги врачей, нотариусов, адвокатов и т. п.).
Основание: Кодекс гражданских законов - BGB
В течение 6 месяцев следует хранить платежные документы за ремесленные услуги (Handwerkleistungen) и документы, подтверждающие различные недостатки в ходе организованных экскурсий и путешествий (Reisemängel).
Основание: Ремесленное уложение -HGB, Кодекс гражданских законов - BGB
Примечание:
1. Документы, которые хранятся на жесткой плате компьютера или технических носителях информации (компакт-дисках, дискетах), должны быть распечатаны во избежание порчи приборов и принадлежностей к ним.
2. Сроки хранения относятся как к подлинникам документов, так и к копиям их с печатями или штампами соответствующих учреждений.
